Excel × AI：公式、清理與分析｜Excel 怎麼用 AI 寫公式、清理資料與做樞紐分析？

每次要寫 Excel 公式，是不是都得先上網搜尋半天？Excel 是多數上班族每天都會打開的工具，但真正熟悉函數的人其實不多。好消息是，你不需要背下所有函數，只要把需求說清楚就好。AI 就能幫你寫出公式，還能解釋每一段在做什麼。目前 Copilot 等工具也逐步整合進試算表軟體。不過即使只用一般的 AI 對話工具，也已經能解決大部分問題。所以今天，我們把 AI 當成隨身的 Excel 顧問來用。這支影片會帶你看提問、清理與分析三件事。那要怎麼問，AI 才寫得出能用的公式呢？關鍵是告訴它，你的資料長什麼樣子。AI 看不到你的檔案，所以要由你把畫面描述給它。如果只說「幫我算業績」，它只能給你一個通用的 SUM。你得說明欄位名稱在哪一欄，還有資料從第幾列開始。也要說清楚算出來的結果要放在哪裡。再補上特殊情況，例如空白格或重複資料，它才給得出能直接貼上的公式。我們實際動手做一次，請 AI 寫一條條件加總公式。假設你有一張銷售明細，A 欄是日期，B 欄是業務姓名。C 欄是產品類別，D 欄是金額，資料從第 2 列到第 500 列。提示詞先列出每個欄位，再寫明資料範圍。接著請它計算業務姓名等於 G2、且產品類別等於 H2 的金額總和。最後請它給三樣東西：能直接貼的公式、白話解釋，還有空白或空格的風險。複製這段提示詞，換成你自己的實際欄位就可以了。拿到公式之後，建議先在複製的檔案上試一次。另一個常見需求是資料清理。例如同一家客戶，有「台積電」和「台灣積體電路」兩種寫法。或是日期格式不一致，電話號碼有的有分隔線，有的沒有。這時你可以把十幾列範例資料貼給 AI，請它找出不一致的地方。記得貼之前，要先把個資去除掉。你也可以直接請它寫出 TRIM、SUBSTITUTE、TEXT 這類整理公式。這樣就不用一格一格手動修改。至於分析，樞紐分析表仍然是最實用的工具。如果你還不熟悉，可以請 AI 一步一步教你。比方說，你想看每位業務每月各產品類別的業績。就直接問它，樞紐分析表的列、欄、值應該怎麼設定。它會依照你的欄位，給出對應的設定方式。你只要把想看的樣子說出來就行。如果同樣的清理步驟，每個月都要做一次，怎麼辦？可以請 AI 把步驟寫成一份操作說明。甚至寫成巨集或 Power Query 的步驟說明。下個月照著做，就不用再重新摸索。要交接給同事的時候，也方便很多。這份說明，就是你自己的標準作業流程。AI 寫的公式，偶爾會用到你的 Excel 版本沒有的函數。這是因為每個人的 Excel 版本不盡相同。貼上之後如果出現錯誤，先別急著放棄。把錯誤訊息和你的版本，一起貼回去給 AI。請它改用相容的寫法就可以了。這樣來回一次，問題就能修正。我們來做一個隨堂小檢查，看看你記住了沒。請 AI 寫 Excel 公式時，最關鍵要提供什麼資訊？先想想看，三個選項哪一個才是關鍵？答案是第二個：資料的欄位位置、範圍與計算條件。清楚描述資料長什麼樣子，AI 才能給出能直接使用的公式。顏色主題和公式長短，都不影響公式能不能算對。所以下次開口前，先想清楚資料長什麼樣子。最後，整理四個 Excel 加 AI 的好習慣。第一，描述欄位位置與資料範圍。第二，說明特殊情況，像是空白、重複、格式不一。第三，要求白話解釋，避免看不懂就照貼。第四，先在複製的檔案上測試，確認結果正確再套用到正式檔案。照著做，AI 就會成為你最可靠的 Excel 顧問。把資料說清楚，AI 就能幫你寫公式。