Email 與流程串接：建立個人自動化｜AI 怎麼處理 Email 並建立個人自動化流程？

每天回信回到懷疑人生，有辦法讓 AI 幫你嗎？Email 是上班族每天花最多零碎時間的地方。一封接一封，回信、改稿、翻譯，一下午就不見了。今天這支影片，要教你用 AI 把這些零碎時間拿回來。而且不只是回信，我們還要把常用步驟串成流程。最後，你會擁有一套屬於自己的個人自動化。先來看看，AI 在 Email 上可以幫你做哪三件事。第一件事，是起草新信件，不用再對著空白畫面發呆。第二件事，是回覆來信，你只要說明立場，AI 幫你組織內容。第三件事，是調整語氣，把太直接的文字改得委婉。中英文信件互轉，也是 AI 很擅長的事。例如收到客戶來信，你可以請 AI 先幫你擬好草稿。舉個例子，你收到一封客戶的抱怨信，心情已經很差了。如果只丟一句幫我回信，AI 很容易回得空泛又制式。比較好的做法，是先把原信貼上，記得先去除個資。接著說明你的立場，以及你可以提供的方案。再請 AI 起草一封有同理心，但不過度承諾的回覆。這樣寫出來的信，才像真的出自你的手。接下來，送你一個萬用的回信提示詞，建議存進提示詞庫。它的結構很簡單：先寫你的身分，再寫對方的身分。然後列出你想表達的重點，例如可以延後交期，但最多一週。你還可以指定語氣，專業有禮、親切，或堅定但不失禮。長度也可以限制，並請 AI 提供兩個版本，各附一個信件主旨。最後貼上來信，每次回重要信件時，填空就能使用。當你累積了幾個好用的提示詞，下一步就是把它們串成流程。例如每週一早上的例行工作：下載上週報表。接著用 AI 整理成重點摘要，再套進週會簡報。最後寄信通知主管，每個步驟都已經有現成的提示詞。你只要依序執行，原本兩小時的工作，可能縮短到半小時。這就是把單點工具，變成流程的威力。想更進一步，可以研究 Power Automate 或 Zapier 這類工具。它們能把收到特定信件就自動存檔並通知，這種固定規則交給系統。對多數人而言，不用急著上工具。先把提示詞庫，加上固定步驟清單做起來就夠了。這樣就已經是很好的個人自動化。而且導入工具前，記得先與資訊部門確認系統權限。那要怎麼建立自己的工作流程呢？可以照五個步驟來。第一步，寫下流程的每個步驟，與所需要的素材。第二步，為每個步驟準備好固定的提示詞。第三步，標註哪些步驟必須由人工確認。第四步，連續使用並記錄耗時，持續調整。第五步，穩定之後整理成文件，分享給團隊。照著做，流程就能一次次重複使用。來做個小檢查，建立個人 AI 工作流程時，哪一個做法最重要？選項有：全部交給 AI 全自動，或是固定提示詞加人工確認，或是每次換不同提示詞。先想想看，你覺得答案是哪一個呢？答案是第二個：為每個步驟準備固定提示詞，並標註需要人工確認的關卡。固定提示詞讓流程可重複，保留人工確認關卡，則能控制錯誤風險。整理好的流程，本身就是很具體的工作成果。在部門內被複製使用的 AI 工作流程，可以寫進年度績效、放進履歷。它也是向主管爭取更多責任時，有力的證據。整理時建議寫下三個數字：導入前每次耗時、導入後每次耗時、每月執行次數。三個數字相乘，就是每月替你或團隊省下的時間，比任何形容詞都有說服力。不過自動化不是越多越好，每個流程都要保留人工確認的關卡。尤其是會寄給外部的內容，最後一步一定要由你按下送出。從今天開始，挑一個你每週都在做的流程，把它整理出來吧。固定提示詞加人工確認，就是你的自動化。