找出值得自動化的流程｜怎麼找出值得自動化的流程？

想做自動化，卻不知道該從哪個流程下手嗎？很多人學會做自動化之後，第一個念頭就是找最複雜的流程來解決。但今天這一單元要先告訴你，不是每個流程都值得自動化。客戶常常一開口，就想處理最讓他頭痛的那一個流程。可是最讓人頭痛的流程，通常也是例外最多、最難做好的流程。我們把兩種流程放在一起看，差別就很明顯。左邊是客戶最想做的，最複雜，也最讓人頭痛。右邊是比較適合先做的，頻率高、規則清楚，看起來也不起眼。這種小事自動化之後，效果通常立竿見影，最適合當第一個案子。那要怎麼知道，哪些流程才真的吃掉時間呢？專業的做法，是先陪客戶做一次工時盤點。也就是把部門裡重複發生的工作，全部列出來。接著估算每一項工作的頻率，還有每次花費的時間。兩個數字相乘，就能算出每個月的總工時。盤點完之後，你常常會發現，真正吃掉時間的，是一些看起來不起眼的小事。例如每天手動彙整各門市的營業額，或是每週把報名名單從表單複製到試算表。盤點出來的清單，要怎麼挑出第一個案子呢？第一個條件是高頻，每天或每週都會發生，累積的工時才可觀。第二個條件是規則清楚，大部分情況下，步驟可以用文字講清楚。第三個條件是資料可取得，需要的資料已經在表單、試算表、信箱或系統裡。而不是只存在於某個人的腦袋裡。第四個條件是出錯代價可控，就算偶爾出錯，也能被人發現並修正。而且不會造成重大損失，這樣才敢放心交給自動化。有了標準之後，我們就可以動手建立工時盤點表。你可以和客戶一起填寫，或先請客戶回想，再由你整理。表格不用自己從零開始畫，直接請 AI 幫你產生就可以。你可以照著畫面上的提示詞，把欄位一次講清楚。裡面包含頻率、每次耗時、資料來源，還有規則是否清楚與出錯代價。產生之後，再貼進 Excel 或 Google 試算表就能使用。別忘了，AI 填的範例數字僅供參考，要依客戶實際狀況修改。盤點表做好之後，它本身就是很有力的提案材料。你可以指著表格說，這三項工作每月合計，約花掉某位同事好幾個工作天。老闆對自動化的價值，就有了具體的感受。不過要小心，自動化省下的時間，不一定等於可以裁減的人力。如果你開口就講裁減人力，員工很容易產生抗拒。比較好的說法，是讓同事把時間花在更有價值的工作上。還有一個提案時很重要的細節，就是數字的來源。盤點表裡的數字，應該來自客戶的估計，而不是你的推測。因為如果數字是你猜的，客戶一質疑，整份提案就站不住腳。所以在提案中，要如實註明，依貴公司提供之估計。來做個小檢查，看看你有沒有掌握重點。下列哪一個流程，最適合當作第一個自動化案子？選項一，是一年才發生一次、每次步驟都不同的年度專案。選項二，是需要老闆個人經驗才能判斷的大額採購決策。選項三，是每天都要把各門市營業額，彙整成一張報表。先想想看，你會選哪一個？答案是選項三，每天彙整門市營業額的報表。它高頻、規則清楚、資料可取得，出錯代價也可控。前兩個要嘛太少發生，要嘛太依賴個人判斷，都不適合當第一個案子。先陪客戶做工時盤點，算出每一項工作的頻率乘以每次耗時。再用高頻、規則清楚、資料可取得、出錯代價可控，挑出優先的流程。提案時，數字要來自客戶的估計，並如實註明。最後記得，第一個自動化案子，要挑一定會成功的。先做出一個看得見效果的小成果，客戶就會主動跟你談下一個流程。先盤點工時，挑最穩的流程開始自動化。