設計工作流：觸發、處理、動作｜如何設計工作流：觸發、處理、動作怎麼拆？

客戶要自動化，你卻不知道從哪裡下手嗎？你有沒有遇過，客戶說想要自動化，卻講不出到底要自動什麼？其實不管流程多複雜，都可以拆成同一個骨架。這個骨架只有三段，就是觸發、處理、動作。不管是簡單的表單通知，還是多步驟的複雜流程，通通適用。只要你能把客戶的流程用這三段講清楚，就已經完成一半的設計工作了。先別急著開軟體，先想清楚這三段，後面會順很多。這套拆法，出自專案經理 PM 編輯部的 n8n 教學。先說觸發，它代表這個流程什麼時候開始。例如收到一封信、表單被送出，或是每天早上九點。接著是處理，也就是中間要做什麼。像是整理資料、判斷條件，或是請 AI 幫你摘要和分類。最後是動作，指的是最後要產出什麼。例如寄出通知、寫入試算表，或是在通訊軟體發訊息。這三段記起來，之後看任何流程都會很清楚。來個小檢查，看看你有沒有記住。請問，每天早上九點，在工作流骨架中屬於哪一段？選項有觸發、處理、動作，先想想看。答案是第一個，也就是觸發。因為觸發就是流程什麼時候開始，排程時間正是一種觸發。所以只要是「幾點開始」，你就知道它是觸發。記住這個判斷方式，之後設計流程就不容易搞混。知道骨架之後，再來看常見的節點類型。觸發類有排程，也就是每天固定時間啟動。還有 Webhook，在其他系統通知時啟動，也能由新信件或新表單觸發。處理類有條件判斷，就是「如果這樣，就那樣」的邏輯。也有逐筆處理清單、欄位整理，還能呼叫 AI 做摘要或分類。動作類包含寄信、寫入試算表或資料庫，以及發送通訊軟體訊息。需要的話，也能呼叫其他系統的 API。骨架清楚了，接下來要選工具。市面上有不少免寫程式的平台，像 n8n、Dify、Make、Zapier。以 n8n 為例，核心節點有 Webhook、排程、HTTP 請求、條件判斷。它還有逐筆處理、欄位編輯和程式碼節點，也能直接接上 AI 模型。Dify 則是開源的 AI 應用與 Agent 工作流平台。官方入門教學示範，用條件分支、檔案處理、迭代與模板，不寫程式就能組出工作流。那到底該怎麼選工具，才不會選錯呢？選工具時，可以考慮三件事。第一，客戶既有的系統能不能串接。第二，客戶日後能不能自己維護。第三，資料是否需要留在客戶自己的環境。對新手來說，最省時間的做法是先用雲端版快速做出原型。先確認需求沒問題，再決定正式版要放在哪裡。選好工具之後，先別急著動手搭建。動手前，先請 AI 把流程寫成清楚的步驟與流程圖。你可以直接套用這段提示詞，把方括號換成客戶的情境。它會要你列出觸發、處理、動作，還有例外處理。處理的部分，要標明哪一步用 AI、哪一步是固定規則。最後請 AI 用 Mermaid 語法畫出流程圖。把語法貼到支援的編輯器，就能看到流程圖，再拿去和客戶確認。還有一件事很容易被忽略，就是失敗的時候怎麼辦。每一條工作流，都要設計「失敗時怎麼辦」。最糟的狀況，是某一步默默出錯，卻沒有人知道。結果等到客戶自己發現，才來問你怎麼沒有收到通知。最基本的做法很簡單，任何一步出錯，就寄一封通知給負責人。這樣問題會先被你發現，而不是被客戶發現。最後，我們用一句話回顧這支影片。先把客戶的流程拆成觸發、處理、動作三段。接著先畫流程圖，和客戶確認，再動手搭建。工具先用免寫程式的平台，快速做出原型。別忘了替每一條流程，設計出錯時的通知。做到這四件事，你的自動化就有了穩固的起點。接下來的單元，我們就帶著這個骨架繼續往下走。先拆三段、畫流程圖，再動手搭建。